МФУ для офиса

Идея создания МФУ возникла еще в 80-х годах ХХ века и связана с экономическим понятием «Общая стоимость владения».

Компания Gartner Group, специализирующаяся в области анализа информационных технологий, провела исследование и выяснила, что замена нескольких периферийных устройств одним дает снижение расходов на его эксплуатацию. И эта идея была взята на вооружение именно фирмами-производителями офисной техники.

МФУ для офиса - преимущества устройства.

Если до недавнего времени для выполнения операций документооборота требовалось несколько отдельных устройств: принтер, копир, сканер, факс - то, с появлением многофункциональных устройств (МФУ), стало возможным обходиться всего одним устройством. В категорию устройств "все в одном", попадает достаточно широкий спектр продукции - это и недорогие МФУ на основе струйной печати, и многофункциональные устройства, прообразом которых послужил факс, и высокопроизводительные цифровые копировальные аппараты, оснащенные функциями сетевого сканирования и печати, а также опцией факса.

Конструктивно МФУ состоит из сканирующего модуля и механизма печати, а также включает набор интерфейсных плат, которые определяют функциональность устройства. Плата принтера превращает цифровой копир в копир-принтер, а добавление платы сканера позволяет реализовать функцию копир-принтер-сканер. В более сложных моделях добавляются факс-модем и другие опции (плата сетевой печати и сканирования, автоподатчик оригиналов и т.д.).

- низкая стоимость

набор из специализированных устройств - копира, принтера, сканера и факса - имеет несколько функциональных узлов, которые дублируют друг друга, в МФУ отсутствует дублирование механизмов, используется единый корпус, общие блок питания и.т.д, в итоге многофункциональное устройство лишь на 10-20% оказывается дороже самого дорогого из специализированных устройств, при четырехкратном увеличении функциональности.

Кроме того, нет необходимости приобретения расходные материалы отдельно для копировального аппарата, принтера и факса, а сервисное обслуживание одного устройства обойдется значительно дешевле, чем обслуживание нескольких отдельных устройств.

- надежность

существует стереотип, что вероятность поломки устройства "четыре в одном" увеличивается вчетверо, но это совсем не так - движущихся частей в одном многофункциональном устройстве будет в несколько раз меньше, чем в наборе из отдельных устройств, которые заменяет МФУ: один и тот же механизм печати, подающие и приемные узлы, будут обслуживать и печать, и копирование, и работу факса, а в случае совместного использования отдельных устройств - таких механизмов будет несколько.

- компактность

не всегда возможно, например, при организации рабочего места секретаря, без проблем найти место на рабочем столе и для принтера и для сканера, не говоря уже о факсе, но быстро и легко решить проблему свободного места можно с помощью персонального МФУ, которое вполне может обойтись единственным шнуром питания и стоять любом месте комнаты, потому что на рынке уже доступны первые аппараты, использующие беспроводной интерфейс Wi-Fi.

- модульность

приобретение МФУ может рассматриваться как более эффективное вложение средств в приобретаемую технику, гибкость в составлении конфигураций позволяет создать требуемое решение, а не платить за то, в чем сейчас нет потребности. Например, в сегменте цифровых устройств формата А3, как правило, берется за основу базовая модель копира и докупаются различные модули - интерфейсные платы принтера и сканера, а также факса. По мере появления дополнительных задач, например, при появлении потребности в сканировании или коммуникационных приложениях, возможности устройства могут быть расширены путем покупки соответствующих интерфейсных плат за гораздо меньшие деньги, чем отдельных устройств (например, сканеров или факсов).

- простота в работе

МФУ в управлении не сложнее обычного копира или принтера, многие МФУ позволяют одним нажатием кнопки выполнять действия, на которые обычно не способно ни одно отдельное устройство - например, функция передачи документа по электронной почте, при которой документ сканируется, конвертируется в электронную форму и отправляется по указанному адресу лишь нажатием двух-трех кнопок, кроме того, производители, как правило, снабжают свои устройства качественным программным обеспечением - программами по оптическому распознаванию изображений или факс-утилитами, что, конечно же, повышает удобство эксплуатации МФУ.

МФУ для офиса - разновидности, критерии для выбора.

Персональное МФУ

Наиболее простым МФУ для небольшего офиса является вариант с персональным МФУ, подключенным к одному из компьютеров в сети (например, по интерфейсу USB), это оптимальное решение для коллектива от двух до четырех человек, использование цвета в типичном малом офисе явление нечастое, но если необходима печать в красках, есть вариант струйного устройства, современные струйные модели ненамного уступают персональным лазерным машинам в скорости и качестве монохромной печати, а в цветной дадут фору многим из них, сканер в небольшой организации используется, в основном, для распознавания текста и пересылки документов по электронной почте, что не требует высокого разрешения, да и цвет не всегда нужен, поэтому в таком офисном МФУ достаточно монохромного сканера с разрешением не больше 600 dpi.

Сетевое МФУ

Интегрируемое непосредственно в сеть МФУ - следующая ступень после персонального устройства, устройство рассчитано на большую нагрузку, часто оснащено автоподатчиком оригиналов для быстрого сканирования, по сети обычно доступны функции печати, сканирования, факса. Сетевой сканер помимо простого управления процессом с компьютера может иметь возможность автономной отправки сканированного изображения на любой компьютер или FTP-сервер в сети, или даже по электронной почте по протоколам SMTP, POP3 и IMAP4. Еще одна деталь сетевого МФУ — встроенный веб-сервер, что очень удобно для удаленного управления устройством - достаточно знать пароль и сетевой адрес и на «персональной» интернет-страничке устройства можно получить полную информацию о конфигурации и состоянии устройства, о текущих и выполненных заданиях.

МФУ для большого офиса

В компании с большим количеством персонала можно выстроить иерархию печатающих устройств, например, из некоторого количества сетевых машин средней производительности, по одной на отдел, но крайне необходимо предварительно изучить объем документооборота - если он велик, то и суммарная производительность печатающих устройств должна быть соответствующей и одна большая скоростная машина в большинстве случаев экономически выгоднее нескольких малых.

А если сводить большой объем печати на одну машину, то и оборудовать ее надо соответственно - такой аппарат зачастую находится далеко от компьютера, с которого производится та или иная операция, поэтому должен обладать определенной автономностью. Необходимо обеспечить достаточный объем податчиков бумаги, очень желательно будет приобретение дуплекса и автоматического двухстороннего податчика оригиналов. Зачастую на такое устройство отправляют сразу несколько объемных заданий с разных компьютеров, а для их обработки нужен соответствующий объем памяти.

Современные машины могут исполнять фукции документсервера - такое устройство работает с каждым пользователем индивидуально, помнит его настройки, хранит его файлы в отдельных папках, ограничивает его возможности, если это необходимо. Естественно, у каждого сотрудника — свой пароль, а пространство жесткого диска доступно пользователю и через операционную панель машины и по сети.

На выходе МФУ часто устанавливают т.н. «финишеры». Финишные устройства бывают нескольких типов - с функцией дырокола, степлера для скрепления страниц скрепками, брошюровщика и.т.п.

МФУ - перспективы развития.

Построение цифрового офиса, в котором обращались бы в основном электронные документы, далеко от завершения, более того, растет число сторонников мнения, что эту концепцию вряд ли когда-нибудь удастся полностью реализовать на практике. Пользователям в повседневной работе приходится иметь дело и с бумажными, и с электронными документами. Бумажные привычнее для восприятия, зато представление в электронной форме позволяет легко их изменять и редактировать, вставлять в них фрагменты текста или графические изображения из других материалов, в том числе печатных, выводить на принтер, отсылать по электронной почте или по факсу.

Офисные и персональные многофункциональные устройства относятся к достаточно молодому сегменту рынка, и процесс его формирования еще не закончен. Однако, если раньше многофункциональные устройства "запаздывали" в своем развитии, то сейчас новые принтеры, сканеры и МФУ выходят практически одновременно. Возможно, в будущем новые решения будут впервые реализовываться именно в многофункциональных аппаратах, и чем больше функций они будут выполнять, тем больший интерес вызовут у потребителей.